Tempistiche, burocrazia, rispetto della privacy nella procedura giornaliera dell’arrivo dell’ospite in una struttura ricettiva come B&B, affittacamere o locazioni turistiche.

 
Una delle azioni più importanti nella gestione di un ospite presso la tua struttura ricettiva è il momento del checkin. In questo momento, proprio quando l’ospite ha affrontato un viaggio, magari con qualche imprevisto o con un jet lag notevole, si decide maggiormente l’andamento generale dell’intero soggiorno.
 
Sicuramente il lato umano rappresenta l’aspetto più importante: cordialità, un sorriso, due parole di benvenuto, un sorso d’acqua o una caramella possono “addolcire” l’arrivo dell’ospite.
 
Ecco quindi che diventa fondamentale avere un piccolo “kit di benvenuto”, un angolino dove l’ospite in arrivo può trovare il primo conforto, con acqua, caramelle, alcuni giornali, riviste, salviettine umidificate e tutto quello che può portare ristoro.
 
Molte strutture, per checkin tardivi o addirittura fuori degli orari di ufficio, adottano il sistema di self check-in: "apriporta automatico, prendi la tua chiave sul tavolo, la tua stanza è in fondo a destra e ci vediamo domani mattina". Sicuramente ci fa risparmiare tempo e denaro, ma influirà sicuramente nel “mood” dell’ospite che da quel momento in poi avrà “diffidenza” in tutto, avendo la sensazione di essere arrivato in una “fabbrica mangia turisti”.
 
Sto usando porle dure, forti, ma spero possano rendere l’idea nel lettore, che magari gestisce per la prima volta una struttura ricettiva ed ha bisogno di adottare una linea di comportamento.
 
Torniamo al lato umano quindi, che per molti ospiti rappresenta il lato rassicurante dell’avventura: infatti molti viaggiatori, soprattutto del nord Europa, amano poter interagire con il proprietario del Bed and Breakfast, ascoltando le curiosità del posto, i consigli su cosa visitare e dove mangiare, e magari condividendo le esperienze fatte durante il giorno.
 
Questo lato umano però deve comunque compiere alcune operazioni burocratiche obbligatorie, che sono diventate, con il passare degli anni, sempre più lunghe e piene di insidie.
 
Tra i vari obblighi, oltre che piaceri, come il saldo del soggiorno, la spiegazione delle regole della casa, il WIFI, la colazione, ecc… troviamo la gestione dei documenti e della schedina di notifica
 

Il dilemma della schedina di notifica

 
La compilazione della schedina di notifica rappresenta l’obbligo più tedioso che attualmente la reception deve compiere.
 
Lasciamo perdere i grandi hotel, dove esistono già alcuni strumenti che compilano la schedina semplicemente con una scannerizzando del documento, concentriamoci sulle piccole strutture.
 
Compilare subito la schedina, facendo aspettare lì gli ospiti, o ritirare i documenti? Oppure... Scannerizzare o fotografare il documento? Siamo consapevoli dei rischi di privacy che andiamo ad affrontare?
 
Sicuramente, avere centinaia di carte d’identità nel proprio computer o macchina fotografica non è il massimo della sicurezza, e con l’introduzione del GDPR diventa ancora più rischioso.
 
Poi, questa schedina, dobbiamo riportarla sul portale alloggiati della polizia, di fatto rifacendola di nuovo in via telematica entro 48 ore dall’arrivo.
 

easycheckin, un nome, una garanzia!

 
Noi di easycheckin, che abbiamo lavorato per anni in stretto contatto con numerosi Bed and Breakfast e affittacamere, abbiamo intercettato le problematiche dei gestori e creato un processo di gestione della schedina di notifica semplificato.
 
Vediamo ora cosa puoi fare con easycheckin.
 
Il sistema lavora sul concetto del web checkin che siamo abituati a fare con le compagnie aeree.
 
Il gestore, all’atto della ricezione della prenotazione, quando in effetti invia le prime istruzioni all’ospite, può inviare il link al suo modulo di web checkin, dove l’ospite può già inserire tutti i dati necessari comodamente da casa, o da telefonino durante delle pause, o da qualsiasi posto lui preferisca.
 
Al gestore arriverà la schedina di notifica già compilata per email, quindi gli basterà solo verificare, in un attimo, i dati al momento dell’arrivo.
 
Oltretutto, avendo compilato e confermato il consenso al trattamento dei dati personali, siamo al sicuro per quello che riguarda il nuovo regolamento sulla privacy.
 
Non solo, nell’area extranet di easycheckin il gestore potrà eventualmente modificare i dati più comuni, come per esempio spostare la data di arrivo, i giorni di soggiorno, ecc…
 
Ma la cosa più importante per te sta proprio nell’extranet: potrai scaricare il file di testo formattato e caricarlo nel portale alloggiati, senza compilare più nessun modulo!
 
Semplice, pratico, veloce… e soprattutto ti lascia più tempo per gestire il lato umano con l’ospite, accogliendolo nel miglior modo possibile, cioè senza stressarlo con pesanti burocrazie.

Novità della versione 2.0

1. La struttura ricettiva riceverà direttamente il file txt. da caricare nel portale alloggiati della polizia: niente più moduli da compilare.

2. modulo semplificato per l'ospite: meno campi da riempire e più veloce.

3. ideale per la compilazione da dispositivo mobile

4. Area amministrativa per la struttura: il gestore può variare durata del soggiorno, numero degli ospiti ecc... nel caso i dati forniti siano variati.

...e molto altro.

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Il processo del checkin in una struttura…

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